Årsplan

14/02 - 2017 | Henriette Krøyer

De fleste udvalg har nogenlunde faste årsrytmer med faste opgaver på faste tidspunkter. Erfaringen viser, at de færreste udvalg har disse rytmer skrevet ned. Der vil uundgåeligt, fra tid til anden ske udskiftning i juniorudvalget. Når den situation opstår, og en eller flere personer forlader udvalget, og nye skal tage over, kan der opstå en del unødvendigt arbejde, hvis ikke der er nogen plan at læne sig op ad. Årsplanen giver overblik over rutinerne og er med til at sikre at viden, erfaringer, idéer og arbejdsmetoder overleveres til de nye udvalgsmedlemmer. Derudover kan en årsplan også fungere som et udviklingsredskab, da det med årsplanen i hånden bliver lettere at foretage små og store ændringer eller blot rette lidt til.

En årsplan er et styreredskab, som beskriver årets gang i juniorudvalget. For eksempel hvornår skal budgettet være godkendt? Hvor ofte skal det samlede udvalg mødes? Hvilke aktiviteter ønsker vi at tilbyde juniorerne?

Årsplanen er således et internt styreredskab for juniorudvalget. Årsplanen danner samtidig grundlaget for sæsonens aktivitetskalender, hvor de enkelte aktiviteter internt og eksternt i klubben er beskrevet. Aktivitetskalenderen er et kommunikationsredskab, som bruges til at formidle informationer omkring datoer og planlægning for juniorerne og øvrige samarbejdsrelationer i golfklubben.

Processen med at udarbejde en årsplan for juniorudvalget og de ønskede aktiviteter i golfklubben er vigtig ud fra mange betragtninger. Det er i denne proces, at udvalget kan planlægge og organisere antallet af aktiviteter og antallet af frivillige hjælpere, som er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter.

Årsplanen bør være noget af det første, juniorudvalget kaster sig over i forhold til planlægningen af den kommende sæson. Dansk Golf Union anbefaler, at processen allerede påbegyndes i november måned, således at udvalget kan præsentere en færdig aktivitetskalender på et eventuelt opstartsmøde for juniorerne og deres forældre i marts måned.

Forslag til en arbejdsmodel:

  • Invitér de involverede parter til et indledende møde.

  • Foretag en forventningsafstemning med deltagerne. Hvad skal I nå? Hvad er en årsplan?

  • Lav en fælles liste over opgaver, rutiner og aktiviteter. Se evt. på det seneste års aktiviteter. Hvad gør vi normalt? Hvilke opgaver ligger forude?

  • Placér opgaverne i rækkefølge hen over året, på kvartaler og måneder.

  • Strukturér i fællesskab årets forløb i en årsplan.

  • Udarbejd i fællesskab selvstændige handlingsplaner for de enkelte opgaver i årsplanen.