Privatlivspolitik

22/05 - 2018 | Henriette Krøyer

Per 14. maj 2018

 

Dansk Golf Union (DGU) er et specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF). DGU arbejder for udbredelse og forbedring af mulighederne for golfsporten i Danmark og varetager golf-sportens interesser og udvikling.

For at DGU kan udføre disse opgaver, er vi nødt til at have viden om de danske golfklubber, herunder medlemmerne i de danske golfklubber.

DGU indsamler derfor en række personoplysninger om dig hos den golfklub, som du er relateret til som medlem eller som ansat. Nedenfor kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi registrerer om dig, hvad vi bruger personoplysningerne til samt dine rettigheder i forhold til vores registrering og brug af dine personoplysninger. Hvis du bliver optaget på DGU’s landshold og elitetrupper, eller bliver DGU frivillig, vil vi indsamle nogle yderligere personoplysninger – se tillige nedenfor.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine personoplysninger til brug for ovenstående formål. Vi videresælger aldrig oplysninger om dig til andre, ligesom vi ikke udleverer dine personoplysninger til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Oplysning om behandlingen af persondata om DGU’s ansatte gives samtidig med tilbud om ansættelse i DGU, dette ikke er omfattet af denne politik.

 

DGU er dataansvarlig – kontaktinformation

DGU er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. DGU kan kontaktes her:

Dansk Golf Union
Brøndby Stadion 20
2605 Brøndby

CVR-nr.: 11 19 49 15
Telefon: 43 26 27 00
Mail: info@dgu.org

 

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Dine personoplysninger behandles til følgende formål:

  • udstedelse og fremsendelse af DGU-kort, herunder introduktionskort

  • udsendelse af magasinet Dansk Golf til alle golfspillere i Danmark

  • afholdelse af tema- og repræsentantskabsmøde, regionalmøder og lignende konferencer og event afholdt af DGU

  • kontakt til dig om relevante forhold for golfspillere

  • kontakt til klubansatte, klub frivillige og de af klubben oplyste kontaktpersoner med informationer relevante for den funktion du varetager i golfklubben 

  • registrering af handicap samt udveksling af dette mellem klubber med forskellige administrationssystemer

  • registrering af handicaptællende scores samt udveksling af disse mellem klubber med forskellige administrationssystemer (primo 2019)

  • turneringsplanlægning og -afvikling, samt eventuel registrering på en eller flere ranglister (dette sker kun, hvis du tilmeldes en DGU turnering).

  • brug af situationsbilleder taget i og omkring golfbanen

  • registrering og offentliggørelse af hole-in-one på golf.dk (sker kun, når du via egen klub har bedt om, at det registreres her)

  • opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og historiske formål – som fx danmarksmestre eller lign.

  • oplysninger om forældre/værge/kontaktperson til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder vedrørende den barnets/den unges udøvelse af golfspillet

  • planlægning, afholdelse og kontakt vedrørende DGU kurser (dette sker kun, såfremt du tilmeldes kursus fra DGU)

  • udsendelse af nyhedsbreve

  • for at kunne supportere dig som spiller på DGU’s landshold og elitetrupper

  • for at kunne supportere dig som DGU frivillig

  • rådgivning og vejledning af golfklubberne, såfremt de kontakter os med en konkret sag vedrørende dig, eksempelvis forsikringsspørgsmål eller lignende

For det tilfælde, at du sender os en uopfordret ansøgning eller en ansøgning på baggrund af jobopslag, vil vi behandle de oplysninger, du selv har anført i din ansøgning med det formål at vurdere din ansøgning.

Såfremt du besøger vores hjemmeside danskgolfunion.dk, opsamler vi tillige personoplysninger i den forbindelse. Læs mere i vores cookiepolitik.

 

Kategorier af personoplysninger der behandles, herunder retsgrundlaget

Vi behandler personoplysninger på:


Golfspillere (medlemmer af golfklubberne i Danmark) omfattende både børn og unge under 18 år samt voksne.

Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt golfrelevante oplysninger som: nuværende og eventuel tidligere golfklub, spilleret, handicap, handicaptællende scores (primo 2019), turneringsresultater, ranglisteplaceringer, funktion i golfklubben, ind- og udmeldelsesdato, medlemskategori (fleks/fuldtid/junior osv.), spillerkateori (pro/amatør), DGU-kortnummer og pinkode til DGU-kort, samt ændringsdatoer for alle oplysninger. Såfremt det er relevant i forbindelse med kursus, funktion som frivillig eller lignende, kan vi tillige behandle oplysning om tøjstørrelse. Endelig kan vi behandle situationsbilleder taget i forbindelse med turnering, junioruge eller lignende arrangement.


Ansatte i golfklubberne samt DGU frivillige, som ikke er medlem i golfklubben

Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af navn, telefonnumre, e-mail, tøjstørrelser (hvis relevant), funktion i klubben og adresse til forsendelse af materialer.

For DGU frivillige, som ikke er medlem af en golfklub, vil vi have samme oplysninger som beskrevet nedenfor under "DGU frivillige", men vi vil ikke have alle traditionelle medlemsoplysninger.


Spillere på DGU’s landshold og elitetrupper:

Såfremt du bliver udtaget til DGU’s landshold og elitetrupper, registrerer vi yderligere en række oplysninger om dig til brug for deltagelse i turneringer, træningslejre og udvikling af dit golfspil.

De yderligere oplysninger vi behandler er: paskopier (alene side med billede), trænings- og testresultater, kropsmål til biometrisk viden samt til brug for uddeling af tøj, golfrelaterede målinger på fysik og teknik, foto og videooptagelser, uddannelse, nummerplade til brug for kørselsgodtgørelse, turneringsresultater og ranglisteplaceringer, træningsjournaler og udviklings- og turneringsplaner, oplysninger om legatmodtagelse til administration heraf, bankkonto, CPR-nummer til brug for indberetning til SKAT og kontaktoplysninger på forældre/værge/kontaktperson, der bistår dig i forhold til din deltagelse på DGU’s landshold og elitetrupper.


DGU frivillige:

Såfremt du melder dig som frivillig for DGU, vil vi ud over dine almindelige medlemsdata, vi får fra din golfklub, tillige registrere tøjstørrelser (til brug for uddeling af tøjpakke i det omfang det er relevant), CPR-nummer/børneattest (såfremt du har med unge under 15 år at gøre i dit hverv som frivillig), nummerplade til brug for kørselsgodtgørelse og bankkonto.


Jobansøgere:

Vi behandler og registrer alene de oplysninger, du selv har givet os i den ansøgning.


Retsgrundlag for behandlinger i DGU

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f). De legitime interesser, der begrunder DGU’s behandling af dine oplysninger, er 1) at DGU alene kan udvikle og forbedre golf-sporten, såfremt vi har oplysninger og viden om de personer, som udøver sporten, 2) kun kan sende DGU-kort, medlemsmagasin og lignende, når vi kender de nødvendige kontaktinformationer, 3) kun kan bistå elitespillere med hjælp til rejser, spiludvikling, turneringsdeltagelse m.v., såfremt vi har de fornødne oplysninger og 4) udlevere tøjpakke til relevante personer, såfremt vi har oplysninger om tøjstørrelse m.v. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer som elitespiller kræver udtrykkeligt samtykke fra dig. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer/børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1.

 

Deling af dine persondata

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

  • Eksterne systemudbydere som assisterer DGU med eksempelvis kursusdrift, udstedelse af DGU-kort og introkort, opbevaring af billeder, udsendelse af nyhedsbreve, pressemeddelelser og lign.

  • Politiet når vi indhenter børneattester

  • Rådgivere som advokater og revisorer såfremt der måtte forekomme sagsanlæg.

  • Offentlige myndigheder, når dette er påkrævet iht. til lov - f.eks. SKAT ved kørselsgodtgørelse o. lign.

  • For spillere i DGU’s landshold og elitetrupper deles træningsresultater med træner i klub, øvrige landsholdstrænere og andre persongrupper involveret i din udvikling som spiller

  • DGU Erhverv A/S når du har anmodet om at blive optaget på hole-in-one liste

  • Andre golfspillere der modtager lister med kontaktpersoner på eksempelvis deltagere i turnering, deltagere på kursus m.v.

  • Andre klubber og deres medlemmer, herunder klubber med andre administrationssystemer end dit eget og deres medlemmer, når du eksempelvis tilføjes på en booking af en tid på en golfbane uden for din egen klub.

 

Overførsel af persondata til modtagere i tredjelande

Som udgangspunkt overfører vi ikke dine data til lande udenfor EU/EØS.

Dog benytter DGU sig af G Suite (google) til mail og dokumenthåndtering. Såfremt vi behandler din data via mail eller i dokument gemt i G Suite, vil der kunne ske en overførelse af dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Oplysningerne overføres til Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, som opbevarer data i America (South Carolina, Iowa, Goergia, Alabama, Carolina, Oklahoma, Tennessee, Chile og Oregon), Asien (Taiwan og Singapore) og Europa (Irland, Holland, Finland og Belgien). Oversigt kan ses her: https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/index.html. Overførslen sker med grundlag i Privacy Schield ordningen, som Google har tilsluttet sig. Du kan se mere her: https://cloud.google.com/security/compliance/gdpr/.

 

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Personoplysningerne behandlet af DGU indhentes fra den golfklub, som du er medlem af eller fra dig selv.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe de er relevante for dig og DGU (fx til at støtte i et skift af klub - evt. med en periode uden for golfsporten, og det vil som udgangspunkt være til udgangen af kalenderåret, der udløber 5 år efter, at du har meldt dig ud af din golfklub.  Den primære årsag til dette er behovet for at inkludere tidligere scores i udregningen af et korrekt handicap, og i World Handicap System som får effekt fra 1/1/2020 kan inkluderes scores som er op til 5 år gamle.

Såfremt vi måtte have et lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål, eksempelvis bogføringsloven, forældelsesloven m.v. Herefter vil vi alene gemme dine persondata til brug for statistiske og historiske formål i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 89.


Oplysninger fra jobansøgninger

Uopfordrede ansøgninger og ansøgninger, der ikke har ført til ansættelse, vil blive slettet senest 6 måneder efter, at det er blevet meddelt vedkommende, at DGU ikke kan tilbyde ansættelse, med mindre der er grund til at antage, at sagsanlæg vil ske. I sidstnævnte tilfælde vil oplysningerne blive gemt indtil det er afklaret, om sagsanlæg vil ske.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.


Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.


Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.


Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.


Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.


Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.


Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.