Organisation

Placering i klubbens organisation

Turneringsudvalget vil ofte være et af de udvalg, som vedtægterne udtrykkeligt nævner, og det bør nedsættes af bestyrelsen.
Udvalgets størrelse vil være afhængig af det antal turneringer, som klubben gennemfører årligt, men fire til seks aktive personer vil i de fleste tilfælde være nok til at løse såvel de administrative opgaver og de praktiske opgaver som turneringsledere. Herudover bør udvalget finde et antal medhjælpere, som assisterer ved turneringerne.
En af udvalgets vigtigste opgaver består i at sammensætte et turneringsprogram, som dækker behovet for klubbens turneringsaktive spillere på forskellige niveauer. Antallet af turneringer og omfanget af disse bør afstemmes med klubbens bestyrelse. Udvalget er endvidere ansvarlig for at udfærdige turneringsbetingelserne, og det skal sikre en korrekt afvikling af turneringerne.

Funktionsbeskrivelse

Bestyrelsen fastlægger udvalgets generelle opgaver og kompetence. Turneringsudvalget har til opgave at tilrettelægge og afvikle klubbens turneringer. I en funktionsbeskrivelse for udvalget vil dette være nærmere uddybet til:

1. at lægge et varieret program for sæsonens turneringer under hensyntagen til de ikke-turneringsspillende medlemmer.
2. at publicere et turneringsprogram for sæsonen, eventuelt i samarbejde med sponsorudvalget
3. at udarbejde i detaljer og til stadighed ajourføre skriftlige betingelser for samtlige turneringer og bekendtgøre disse.
4. at udpege en ansvarlig turneringsleder for hver enkelt turnering, og sikre korrekt afvikling af turneringerne
5. ved hver turnering at træffe aftaler med eventuelle sponsorer om præmier, reklamer, taler etc., eventuelt i samarbejde med klubbens sponsorudvalg, informationsudvalg el. lign.
6. at udarbejde forslag til lokale regler, markeringer og ordensforskrifter i samarbejde med baneudvalget
7. at sætte banen til hver turnering sammen med baneudvalget og/eller green-keeperen
8. sammen med handicapkomitéen at fastsætte, hvilke turneringer der er tællende og i øvrigt samarbejde med handicapkomitéen om registrering af scores
9. at godkende og kontrollere turneringsaktiviteterne i klubbens underafdelinger
10. at udtage, forberede og udsende repræsentative hold, hvis ikke et særligt udvalg hertil findes
11. at sikre, eventuelt sammen med informationsudvalget, det fornødne kendskab hos medlemmerne til turneringsformer og golfregler
12. at bestræbe sig på, at der i klubben er DGU-autoriserede klubdommere
13. at sørge for, at udvalgsmedlemmer kommer på DGU-turneringslederkursus
    

En række af disse opgaver vil blive behandlet mere indgående i det følgende, idet de under punkterne 1), 2), 3) og 4) nævnte opgaver anses for udvalgets almindelige hovedopgaver, mens de øvrige anses for udvalgets særlige delopgaver.

Udvalgsmedlemmer og hjælpere

Til at varetage disse opgaver må udvalget have et vist antal medlemmer, som til en vis grad afhænger af klubbens størrelse. Normalt er det mest hensigtsmæssigt, at udvalget ikke er for stort og uhåndterligt, 5-7 medlemmer, idet udvalget om nødvendigt tilknytter hjælpere til de forskellige enkeltstående opgaver i en turnering, f.eks. turneringsledere, startere og tavleførere.

Det er ofte nemmere at få folk til at påtage sig en afgrænset enkeltopgave end til at deltage perifert i et større udvalgsarbejde. “Hjælper-systemet” har også den fordel, at kendskab til turneringsafvikling og lignende spredes til et større antal af medlemmerne.

Det er vanskeligt at sige noget præcist om, hvilke kvalifikationer et turneringsudvalgsmedlem skal have; men generelt skal man søge efter egenskaber som ordenssans, tålmodighed, autoritet og smidighed. Vedkommende skal have eller hurtigt kunne skaffe sig et indgående kendskab til spille- og turneringsformer, turneringsbestemmelser, golf-, etikette-, og amatørregler, bestemmelser om lokale regler, markeringer og et rimeligt kendskab til handicap- og Course Rating systemet.

Arbejdsmaterialer

Hvert medlem af udvalget bør udstyres med følgende arbejdsmateriale (i den udstrækning det eksisterer), som leveres tilbage til turneringsudvalget, når vedkommende træder ud af udvalget:

1. klubbens vedtægter
2. organisationsplan
3. målsætning
4. udvalgets opgavebeskrivelse
5. forretningsorden
6. aktivitetsplan
7. budget
8. arbejdsfordelingsplan
9. mødereferater og årsberetninger for det sidste år
10. instrukser, retningslinjer og formularsæt
11. golfreglerne
12. Håndbog for Turneringsledere, som kan findes på følgende link på DGUs hjemmeside:
    http://www.danskgolfunion.dk/klubledelse-og-drift/raadgivning/turnering
13. Guidance on Running a Competition, som findes på følgende link hos R&A:
    http://www.randa.org/en/Rules-and-Amateur-Status/Guidance-on-Running-a-Competition.aspx
    

Forretningsorden

Udvalget bør fastsætte sin egen forretningsorden, som kan se således ud:

1. Udvalget konstituerer sig med et medlem som formand og med et medlem som sekretær.
2. Formanden (i dennes fravær sekretæren) indkalder skriftligt til udvalgsmøder med mindst én uges varsel og med angivelse af dagsorden.
3. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
4. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflertal, i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
5. Sekretæren udarbejder referat af møderne, som betragtes som godkendt, hvis indsigelser ikke er modtaget inden for 3 dage efter udsendelsen. Referatet sendes herefter til bestyrelsen, eventuelt klubbladet og andre berørte udvalg.
6. I rutinesager eller situationer, hvor udvalget ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden alene træffe en afgørelse inden for udvalgets målsætning.
7. Formanden skal godkende og attestere alle udgiftsbilag.
8. Skriftlig årsberetning udarbejdes til generalforsamlingen.
   

Arbejdsproces

Effektivt udvalgsarbejde følger denne procesmodel:

Målformulering
Planlægning
Udførelse
Resultatkontrol
Vurdering