Bestyrelsesarbejdet i en golfklub er yderst vigtigt og spiller en afgørende rolle i forhold til den overordnede succes for golfklubben. Bestyrelsens primære ansvar er at sikre, at klubben fungerer til medlemmernes bedste og skaber en positiv fremtid for golfklubben.
Indledningsvis kan man inddele bestyrelsens arbejde i tre overordnede hovedområder:
1. Organisations- og ledelsesopgaven
En golfklub er at regne som en mellemstor dansk virksomhed og arbejdsplads for både ansatte og frivillige. Golfklubben kan være organiseret på forskellig vis afhængig af størrelse, ejerforhold og skiftende markedssituation. Afgørende er det, at kommandovejene er klarlagte og beskrevne samt at kommunikationen på tværs af områder, udvalg og forskellige grupper i klubben fungerer både horisontalt og vertikalt. Samarbejdet internt i bestyrelsen, mellem bestyrelsesmedlemmerne og de ansatte/frivillige i golfklubben samt kommunikationen og dialogen med medlemmerne er en nøgle til et godt fungerende bestyrelsesarbejde. Det er afgørende, at bestyrelsen definerer hver enkelt medlems rolle og ansvar. En sådan afklaring vil sikre, at alle er på samme side, og at der ikke er nogen misforståelser eller huller i ansvarsområderne. Ud over samarbejdet er sammensætningen af bestyrelsen vigtig, da det bringer forskellige perspektiver og erfaringer til bordet. En mangfoldig bestyrelse hjælper også med at sikre, at klubben afspejler medlemmernes interesser og værdier. Derfor anbefales det, at bestyrelserne overvejer faktorer som køn, alder, medlemsprofil og ekspertise, når de vælger bestyrelsesmedlemmer.
Ledelsesopgaven er helt afgørende for at fastholde og tiltrække både ansatte og frivillige samt for at sikre trivsel, produktivitet og målopnåelse i golfklubben. Data understøtter, at ansatte og frivillige, som trives i golfklubben, skaber en bedre oplevelse for medlemmer og gæster, ligesom produktiviteten helt generelt øges gennem god ledelse. Fra undersøgelser i de danske golfklubber ved vi, at bestyrelsens fokus på at skabe et engagerende og motiverende arbejdsmiljø i hverdagen, bør ske gennem følgende faktorer:
• Klarhed over ansatte og frivilliges rolle i golfklubben
• Klarhed over de mål, som der skal arbejdes for at opnå
• Rimelige arbejdsvilkår, herunder tilstrækkelige ressourcer og tid til at løse de opgaver de pålægges
• Klare ledelsesmæssige retningslinjer og politikker for udførelsen af arbejdet
• Klare og tydelige beslutninger, som kan danne udgangspunkt for handling
• En bestyrelse som lytter, er nærværende og inddrager ansatte og frivillige i beslutninger som vedrører deres hverdag
• En hurtig, ærlig og åben håndtering af konflikter mellem ansatte, frivillige og medlemmer.
2. Strategiopgaven
Uanset typen af golfklubber, organisationsdiagrammets opbygning eller sammensætningen af klubbens medlemmer, er det helt afgørende, at golfklubben arbejder efter en fælles udarbejdet og vedtaget strategi. Golfklubbens strategi bør tage udgangspunkt i viden og fakta, bør være implementeret og accepteret blandt ansatte og frivillige samt kommunikeret bredt ud i hele golfklubben og blandt dennes interessenter. Arbejdet omkring golfklubbens strategi bør initieres af klubbens bestyrelse i samarbejde med nøglemedarbejdere og eventuelt andre interne eller eksterne eksperter. Det er et krævende og svært stykke arbejde at udfærdige en strategi for golfklubben. Men med en gennemarbejdet virksomhedsplan stiger sandsynligheden for succes, ligesom det bliver sjovere og mere effektivt at være ansat eller frivillig i golfklubben. Den strategiske plan for golfklubben bør jævnligt gennemgås og opdateres efter behov for at sikre, at klubben holder sig på rette spor.
Der er mange måder at udarbejde en strategi for en golfklub på eller hvilken som helst anden organisation. Vores anbefalinger tager udgangspunkt i et stykke analysearbejde, hvor data og viden danner grundlaget for en SWOT-analyse, som efterfølgende prioriteres. Med analysearbejdet på plads kan arbejdet omkring vision, mission og værdier færdiggøres. Vision, mission og værdierne er fundamentet for golfklubbens strategi og udarbejdelsen af en mere konkret og handlingsorienteret virksomhedsplan. Med disse grundlæggende elementer på plads er det nemmere at skabe rammer for ansatte og frivillige i golfklubben. Der sikres en rød tråd og en fælles retning for de forskellige udvalg og serviceområder i golfklubben. Vi oplever, at de golfklubber som kontinuerligt arbejder efter en fælles strategi med både langsigtede og kortsigtede mål for øje i større grad skaber succesfulde resultater. Ligeledes er det afgørende, at fokus fastholdes på de 3-5 vigtigste strategiske initiativer, som klubben absolut skal lykkes med for at skabe værdi for medlemmer og gæster.
3. Tilsynsopgaven
Endelig er det bestyrelsens ansvar at overvåge og sikre, at golfklubben opererer i overensstemmelse med dens formål, vedtægter, regler og gældende lovgivning. Bestyrelsen er ansvarlig for at træffe beslutninger og fastsætte retningslinjer for golfklubbens ledelse og dens strategi, herunder at sikre, at golfklubben har tilstrækkelige ressourcer og kompetencer til at opfylde sine mål.
Konkret kan bestyrelsens tilsynsopgave beskrives som:
-
Godkende og overvåge golfklubbens strategi og langsigtede mål. Er vi på rette vej i forhold til vores vigtigste strategiske initiativer, som golfklubben absolut skal lykkes med for at skabe værdi for medlemmer og gæster.
-
Vurdere og godkende golfklubbens budgetter og sikre en passende og gennemsigtig finansiel styring, som forhindrer svindel og sikre, at golfklubben anvender midlerne korrekt.
-
Vurdere og godkende større investeringer og indkøb samt vurdere og evaluere virksomhedens risici.
-
Overvåge og sikre virksomhedens overholdelse af lovgivning og regler, herunder ansvar for etik og social ansvarlighed.
Bestyrelsens tilsynsopgave kan variere afhængigt af golfklubbens størrelse, kompleksitet og formål, men dens grundlæggende ansvar er altid at beskytte virksomhedens langsigtet succes og værdi for dens interessenter.
Af konkret lovgivning kan nævnes:
-
GDPR
-
Miljølovgivning
-
Økonomistyring
-
Ny bogføringslov
-
Lovpligtige ansættelseskontrakter
-
Overholdelse af vedtægter - både egne vedtægter og DIF's regelsæt
Værktøjer og støttematerialer
Bestyrelsesarbejdet i en golfklub kan være kompliceret, krævende og ikke altid lige værdsat. Vi har i Dansk Golf Union forsøgt at gøre det nemmere for dig som bestyrelsesmedlem i golfklubben. Blandt andet gennem en række lettilgængelige værktøjer og materialer, som findes her på hjemmesiden. Et godt sted at starte er i publikationen "Anbefalinger til god klubdrift”, som giver et overblik over de forskellige områder af golfklubben og de vigtigste anbefalinger på disse områder. Vi har ligeledes samlet en række dokumenter og materialer til brug for arbejdet i bestyrelsen her på vores hjemmeside, primært under de to faner “Udvalgsarbejdet” og “Klubdrift”.