En del golfklubber står overfor at skulle afholde generalforsamlinger i den kommende periode. Da forsamlingsloftet er meget lavt. pt. på 5 personer, og da den tidligere lempelse fra forsamlingsforbuddet på op til 500 personer ved møder, konferencer og generalforsamlinger p.t. ikke er gældende, så anbefaler Dansk Golf Union, at generalforsamlinger i den kommende periode udsættes - til i første omgang efter 1. marts.
Som udgangspunkt har medlemmerne ret til fysisk fremmøde ved generalforsamlingen. Som corona-situationen er lige nu i Danmark, må det forventes, at det i løbet af foråret bliver muligt at gennemføre fysiske generalforsamlinger, hvorfor dette bør tilstræbes.
Generelt om afvikling af generalforsamlinger under corona-perioden
Står klubben overfor at afholde generalforsamling, bør der indkaldes efter den normale procedure og med de normale frister for dette, bl.a. frister for indsendelse af forslag, bestyrelseskandidater m.v. Selve mødet afvikles blot på et senere tidspunkt end normalt. Man kan også vælge at skubbe indkaldelsesprocessen og dermed fristerne for medlemmernes indsendelse af forslag m.v., hvis dette er mere praktisk. I så fald bør man, på det tidspunkt, hvor man plejer at indkalde, orientere medlemmerne om, at indkaldelse kommer senere end normalt.
Hvis der allerede har været indsendt forslag fra medlemmer, og fristen herfor er udløbet, skal dette forløb ikke gentages før den udsatte generalforsamling. Der skal alene fastsættes en ny dato for afviklingen af mødet, og mødet med den oprindeligt dagsorden skal gennemføres.
Digital afvikling
Man bør kun anvende digital generalforsamling, hvis klubben har presserende emner på dagsordenen. Der skal være tale om forhold, hvor behandlingen ubetinget ikke kan udsættes. Det kan fx være en nødlidende drift, hvor optagelse af lån er en nødvendighed, store usædvanlige investeringer, der ikke kan udsættes eller en undertallig bestyrelse. Emner som en sædvanlig kontingentstigning eller mindre vedtægtsændringer vurderes godt at kunne udsættes.
Digital afvikling forudsætter, at der benyttes en platform, der sikrer, at procedurereglerne for mødet kan overholdes, f.eks. regler om deltagerkontrol, kontrol af beslutningsdygtighed og om hemmelig afstemning, hvis dét kan komme i spil. Og dette forudsætter, som for alle andre procedurespørgsmål, at mødets dirigent anerkender mødeformen. Der findes muligheder i fx produkterne “Teams” og “Zoom” i forhold til at lave mindre, uformelle afstemninger og præsentationer. Men hvis alle procedurer skal følges, skal man op i produkter fx fra “Assembly Voting” eller “Lumi” (fra ca. 15.000,- og op ved selvbetjeningsløsning). Der er ligeledes omkostninger forbundet med Teams og Zoom, afhængig af bl.a. deltagerantal.
DGU anbefaler dog, som udgangspunkt, at udsætte generalforsamlingen til fysisk fremmøde er muligt, idet den digitale afvikling sætter krav til digital forståelse både for dem, der afvikler og dem, der skal fremmøde digitalt.
Bemærk: Hvis der er planlagt digital afholdelse af generalforsamlingen og corona-restriktionerne herefter lempes, så det alligevel er muligt at afvikle generalforsamlingen fysisk - så bør man overgå til en fysisk afvikling, da medlemmerne som udgangspunkt har ret til dette, hvis muligt.
Hvis generalforsamlingen udsættes gælder følgende grundregler:
Bestyrelsen må kun agere som forretningsministerium og holde driften kørende. Den kan ikke tage nye initiativer, som der ikke er budgetmæssig eller politisk dækning for. Bestyrelsen kan altså ikke – på forventet efterbevilling - agere efter forslag, der endnu ikke er vedtaget, heller ikke forslag om kontingentændringer. Den kan heller ikke indgå nye aftaler, der ligger udover den aktuelle drift.
Regnskab for foregående år skal aflægges og revideres efter normal procedure efter vedtægterne, herunder efter gældende frister. Regnskabet forelægges herefter på den udsatte generalforsamling.
Den udsatte generalforsamling skal afholdes hurtigst muligt, efter at situationen er normaliseret. Bemærk: Det er den ordinære generalforsamling, der afvikles, ikke en ekstraordinær. Samme gælder for repræsentantskabsmøder. Dagsorden skal blot følge normalen for foreningen eller forbundet. Bestyrelsen kan overveje, i en uformel og supplerende beretning, at orientere medlemmerne om, hvad bestyrelsen har foretaget sig under udsættelsen.
Kontakt i Dansk Golf Union:
Morten Backhausen
20459323