De fleste udvalg har nogenlunde faste årsrytmer med faste opgaver på faste tidspunkter. Årsplanen giver overblik over rutinerne og er med til at sikre at viden, erfaringer, idéer og arbejdsmetoder overleveres til de nye udvalgsmedlemmer.
Årsplanen er således et internt styreredskab for begynderudvalget. Processen med at udarbejde en årsplan for begynderudvalget og de ønskede aktiviteter i golfklubben er vigtig ud fra mange betragtninger. Det er i denne proces, at udvalget kan planlægge og organisere antallet af aktiviteter og antallet af frivillige hjælpere, som er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter.
Årsplanen bør være noget af det første, begynderudvalget kaster sig over i forhold til planlægningen af den kommende sæson. Dansk Golf Union anbefaler, at processen allerede påbegyndes i november måned, således at udvalget kan præsentere en færdig aktivitetskalender på et eventuelt opstartsmøde for de første nye golfspillere i marts måned.