Danmarks Idrætsforbund (DIF) har udsendt denne nye vejledning til de danske idrætsforeninger:
Kan vi udskyde afholdelse af generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder?
DIF opfordrer til, at indendørs, større forsamlinger udsættes – dette gælder også generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder.
Myndighederne har indstillet alle indendørs fritidsaktiviteter fra fredag den 13. marts 2020 i foreløbigt to uger og har forbudt alle indendørs forsamlinger med mere end 100 deltagere med virkning fra på mandag den 16. marts og foreløbigt to uger frem.
DIF bakker op om og følger de krav og anbefalinger, som kommer fra myndighederne. På baggrund af ovenstående, er det derfor DIF´s generelle opfordring, at også større generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder udsættes, indtil myndighederne igen vurderer, at det er forsvarligt med større forsamlinger.
Hvad sker der, hvis I udsætter en generalforsamling eller et repræsentantskabsmøde?
Hvis en generalforsamling eller et repræsentantskabsmøde udsættes, bør bestyrelsen handle efter følgende anbefalinger:
1) Bestyrelsen som forretningsministerium
Bestyrelsen agerer som forretningsministerium og holder driften kørende.
Bestyrelsen kan ikke tage nye initiativer, som der ikke er budgetmæssig eller politisk dækning for.
Bestyrelsen kan ikke agere efter forslag, der endnu ikke er vedtagne - heller ikke forslag om kontingentændringer. Den kan heller ikke indgå nye aftaler, der ligger udover den aktuelle drift.
2) Regnskab
Regnskab for foregående år udfærdiges og revideres efter normal procedure og normale frister efter vedtægterne.
Regnskabet forelægges herefter på den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde.
3) Det udsatte møde skal afholdes hurtigst muligt
Den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde afholdes hurtigst muligt efter, at situationen er normaliseret. Bemærk, at det er det ordinære møde, der udsættes og derfor også det ordinære møde, der senere afholdes.
Dagsorden skal blot følge normalen for foreningen eller forbundet. Den midlertidige bestyrelse kan desuden overveje at aflægge en uformel beretning for mellemperioden, så medlemmerne orienteres særskilt om dette.