Hvordan kommer jeg i gang med at bruge BI Økonomi?

Først og fremmest skal du have en rolle i golfklubben, hvor du er berettiget til at benytte BI Økonomi. Derefter skal du have en brugeradgang til Players1st. Hvis du ikke har det, så kan du kontakte Kim Uldahl i DGU, kue@dgu.org eller din golfklub, som kan oprette en brugeradgang. Login til Players1st: app.players1st.sport

Første step er at få skabt forbindelse mellem golfklubbens e-conomic og BI Økonomi (Hvis klubben ikke benytter e-conomic, kan I stadig benytte systemet, men I skal så manuelt indtaste regnskabstal). Nedenfor er det beskrevet trin for trin, hvordan I skaber forbindelse mellem e-conomic og BI Økonomi.

1. Klik på linket: https://secure.e-conomic.com/secure/api1/requestaccess.aspx?appPublicToken=doXoYV66AJ08ph48KfLmMSDKJ70zMpq8NyysBb09Gi4
2. En kode genereres
3. Koden indtastes i players1st – log på players1st:

   - Navigation (tre vandrette linjer i øverste højre hjørne)

   - Konto og abonnementer

   - Players 1st Integrations

   - E-CONOMIC (indsæt koden)

Nu er der skabt forbindelse mellem e-conomic og BI Økonomi.

Hvordan mappes klubbens kontoplan op mod den fælles kontoplan?

Nu skal I til at mappe kontoplanerne op mod hinanden. Hvis kontoplanerne ikke stemmer 100% overens, så skal I vælge den konto, som passer bedst. Hvis golfklubbens kontoplan er mere detaljeret end den fælles kontoplan, så er det muligt at mappe flere konti til den samme konto. I den fælles kontoplan opererer vi med op til tre kontoniveauer, som det ses herunder.

I skal altid mappe til nederste niveau. I ovenstående eksempel er der tre niveauer. Har I kun to niveauer under kontingenter, så kan I ikke mappe til niveau to ”fuldtidsmedlemmer”, men skal mappe til niveau tre ”Diverse fuldtidsmedlemskaber”

Der skal kun mappes en gang, hvorefter import af regnskabstal sker per automatik. Det tager ca. 2-3 timer at mappe kontoplanerne mod hinanden.

I tilgår BI Økonomi således:

1. Login via: app.players1st.sport
2. Navigation (tre vandrette linjer i øverste højre hjørne)
3. Vælg BI Økonomi 

(Hvis du ikke kan vælge BI Økonomi, så er det forbi, at du ikke er tildelt denne rettighed i brugeradgangen. For at få adgang til BI Økonomi skal du have rettigheden ”owner”. Har du ikke det, så kontakt Kim Uldahl eller administratoren i golfklubben)

Nu er I klar til at mappe kontoplanerne op mod hinanden:

1. Klik på ”Data Entries”
2. ”Create data entry”
3. Klik på de tre prikker under ”Handling” –og vælg ”Edit data entry”.

Der er nogle få manuelle indtastninger i BI Økonomi og de findes under fanerne ”Blandet input”, ”Afskrivninger”, ”Resultat” og ”Ansatte og frivillige”. (hvis I ikke benytter e-conomic, så skal der også indtastes værdier under de to andre faner.

Efter manuel indtastning klikkes der på ”e-conomic accounts”. Første gang i logger ind, skal I importere golfklubbens kontoplan. Det gøres ved at klikke på ”Fetch new accounts from e-conomic”, hvorefter golfklubbens kontoplan importeres. Det er nu tid til at mappe golfklubbens kontoplan med den fælles kontoplan.

I venstre side ses golfklubbens kontoplan sorteret numerisk. Disse konti skal mappes – dog skal summeringsposter og balanceposter ikke mappes. 

Konti som I ikke bruger, kan skjules ved at klikke på ”hide”. Når I skal mappe en konto, så klikkes der på blyanten, og I skal derefter vælge den konto, som der skal mappes til. Her kan I finde en den fælles kontoplan her: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Qeg5clT6CafRoWAlIlTFVb-sboLDqyIWoUft3kLcd7k/edit?usp=sharing

For at importere regnskabstal skal I klikke på ”import values from e-conomics” og dernæst på ”publish”. 

I er nu færdige, og kan begynde at benchmarke egne regnskabstal mod sammenlignelig klubber.