Dansk Golf Union får i øjeblikket en del henvendelser om, hvad DGU’s rolle er i forbindelse med den nye persondataforordning, herunder med spørgsmål om, hvad vi præcis leverer og hvornår.
Nogen af svarene er stadig svære at give med sikkerhed, idet lovgrundlag og vejledninger fra de danske myndigheder bliver ved med at blive forsinkede. Eksempelvis var det målet, at den danske lovgivning, der regulerer alle de områder, som henlægges i persondataforordningen til vedtagelse hos de nationale stater, skulle være vedtaget her inden jul. Den seneste melding er imidlertid, at loven ikke når at blive vedtaget inden jul. Så derfor er det også svært at fastlægge rådgivningen omkring lovgivningen præcist, men vi giver her vores bedste bud.
Hvad leverer DGU:
DGU leverer rådgivning om de nye regler via kursus og Klubnyt. Derudover leverer DGU en række værktøjer til brug for håndteringen af den nye lovgivning i form af standarddokumenter. Endelig har DGU fundet en leverandør (RISMA), som kan levere et IT-system, der kan hjælpe klubberne med arbejdet med implementeringen (se mere nedenfor), og som også har været villig til at tilbyde systemet til en særdeles rimelig pris, idet de har udvist stor forståelse for foreningslivets økonomiske formåen.
Hvad skal klubberne selv gøre:
Det er golfklubbernes eget ansvar at blive klar til persondataforordningen træder i kraft den 28. maj 2018, og det er golfklubberne selv, der skal forestå arbejdet med IT-systemet/standarddokumenterne og disses udfyldelse. DGU er naturligvis til rådighed for spørgsmål, der måtte opstå i forbindelse med arbejdet.
Sådan ser planen ud nu:
1. Udvikling af system til golfklubberne – skal købes af den enkelte golfklub
Lige nu er fokus på at få udviklet og klargjort et IT-system med leverandøren RISMA til brug i golfklubberne. Systemet hjælper med en klar og struktureret proces for arbejdet med persondata i klubben. Systemet er en digital løsning, hvor de juridiske krav i persondataforordningen bliver omsat til praktiske og forståelige opgaver og procedurer, og systemet guider jer gennem dataanalysen m.v. og sikrer at I inden for hvert enkelt område gennemgår Persondataforordningen og tager stilling til de rette ting.
Systemet vil tillige hjælpe jer med at sikre, at klubben bliver ved med at overholde lovgivningen, og at klubben kan levere den nødvendige dokumentation til Datatilsynet, for det tilfælde at de henvender sig.
DGU’s arbejde med systemet består i, at dette skræddersys til golfklubber, så det kun indeholder det, der er relevant for en golfklub.
Ligeledes har vi sikret, at vi opnår en løsning, som har en rimelig pris for en golfklub. RISMA har lovet DGU, at klubberne vil kunne købe licens til systemet for 2 brugere for en årlig pris af kr. 3.000 inkl. moms. Lignende pris har DGU ikke kunne finde hos andre leverandører.
Som nævnt i overskriften er det den enkelte golfklub, der skal lave aftalen med RISMA, men DGU laver en rammeaftale med RISMA på løsningen, der sikrer prisen for klubberne, og således at DGU har gennemset og læst de vilkår, som gælder for klubbens aftale.
Systemet forventes at være klar til klubberne ultimo januar/medio februar, hvis alt går som forventet og i den forbindelse bliver der en selvstændig hjemmeside med informationer og mulighed for bestilling.
2. Udvikling af diverse skabeloner
I januar/februar 2018 udvikles diverse skabeloner til klubbernes brug for implementeringen af dataforordningen. Skabelonerne vil blandt andet være:
-
Databehandleraftale
-
Datapolitik til jeres hjemmesider
-
Afsnit om databrug til indarbejdelse i jeres aftaler med medlemmer
3. Kurser om den nye persondataforordning
DGU vil også afholde en række kurser omkring den nye forordning og implementeringen af denne. Hvornår vi præcist er klar til at gå i luften med disse vides først i starten af det nye år. Ønsker du at blive adviseret om disse kurser, så send en mail til kursuskonsulent Lone Liebst Christiansen på llc@dgu.org.
Golfklubbernes administrationssystemer:
Vi er i dialog med de to danske leverandører af administrationssystemer med henblik på at sikre, at de får opdateret/tilpasset deres aftaler med de danske golfklubber, så de overholder den nye persondataforordning. Aftaleforholdet om administrationssystemerne er et forhold mellem leverandøren og den enkelte golfklub, og det vil også være leverandørerne, der kontakter jer, for at få opdateret aftalerne. Golfklubben vil ved leverandørens henvendelse vide, at DGU kan sige god for det, som præsenteres. Dialogen har indtil videre været omkring behovet for en databehandleraftale, og det er aftalt med begge leverandører, at DGU vil levere en standard databehandleraftale, som de så kan færdiggøre og præsentere for golfklubberne.
Leverandørerne af administrationssystemerne vil tillige blive opfordret til at efterse de eksisterende aftaler i forhold til den nye persondataforordning.